TUGAS MATA KULIAH BAHASA INDONESIA
SISTEMATIKA PENULISAN SURAT RESMI
OLEH :
RAHMITA ERDILA
1A GIZI
DOSEN PEMBIMBING:UPIT YULIANTI D.N.,S.Pd.,M.Pd
PRODI D-III GIZI
POLTEKKES KEMENKES RI PADANG
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan
kehadirat Allah SWT,atas berkat rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Sistematika Penulisan Surat Resmi “.
Dalam penulisan makalah ini penulis
mengucapkan terima kasih kepada Ibu Upit
Yulianti D.N.,S.Pd.,M.Pd selaku dosen
pembimbing mata kuliah bahasa Indonesia yang telah memberikan pengarahan dan
dorongan dalam menyelesaikan makalah ini.
Akhirnya penulis berharap semoga Allah SWT memberikan balasan
yang setimpal kepada pihak yang telah memberikan bantuan,dan menjadikan semua
bantuan menjadi ibadah,Amin Ya Rabbal ‘Alamin.Dalam penulisan makalah ini
penulis merasa masih banyak terdapat kekurangan,baik dari teknis penulisan
maupun materi,mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis.Untuk itu kritik
dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan makalah
ini.
Padang, 31 Desember 2012
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………… i
DAFTAR ISI………………………………………………………………...
ii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang..................................................................................... 1
B.
Rumusan
Masalah ................................................................................ 1
C.
Tujuan
Penulisan................................................................................... 1
D.
Manfaat
Penulisan.................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian dari surat resmi................................................................... 3
B.
Persyaratan
dari surat resmi.................................................................. 3
C.
Sistematika
penulisan surat resmi......................................................... 4
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan...........................................................................................11
B.
Saran.....................................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari kita
selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya.
Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan
penulis.
Pada saat seseorang siswa
mengirimkan surat kepada gurunya yang menyatakan bahwa dirinya tidak bisa
menghadiri atau mengikuti pelajaran yang dilangsungkan pada hari itu
berhubungan karena kesehatannya terganggu. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat
dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai
informasi dari siswa kepada gurunya. Surat juga berfungsi sebagai wakil penulis
dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang
akan dituju untuk menyampaikan informasi, melainkan diwakili oleh surat.
Terkadang kita tidak mengerti
bagaimana hakikat dan jenis surat serta bahasa yang digunakan dalam membuat
surat. Untuk itu dalam makalah ini saya ingin memaparkan bagaimana cara
penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka saya
menyusun makalah ini dengan judul “Sistematika Penulisan Surat Resmi“.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan makalah
ini adalah:
1. Apa
pengertian dari surat resmi ?
2. Apa persyaratan dari surat resmi ?
3. Bagaimana
sistematika penulisan surat resmi ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari
makalah ini adalah:
1. Untuk
mengetahui pengertian dari surat resmi
2. Untuk mengetahui persyaratan dari surat resmi
3. Untuk
mengetahui sistematika penulisan surat
resmi
D.
Manfaat
Penulisan
Adapun manfaat dari
makalah ini adalah:
1. Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai surat
resmi
2. Dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat
resmi
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Resmi
Surat resmi ialah surat yang isinya meliputi
masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut
Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat
dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua
pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.
B. Persyaratan
Surat Resmi
Surat resmi yang baik harus memenuhi
syarat-syarat tertentu. Berdasarkan
pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat dikemukakan bahwa untuk menulis
surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan hal -hal sebagai berikut :
1. Surat resmi
harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi
yang membaca.
2. Surat resmi
harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak berbelit-belit.
Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada kata yang
berlebih atau tidak berfungsi.
3. Surat resmi
harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang terlalu
banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.
4. Surat resmi
harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan harus informasi
yang lengkap dan tepat.
5. Surat resmi
harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat memberikan kesan
yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca termotivasi untuk
menanggapinya dengan baik.
6. Surat resmi
harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih,
ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat
sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.
Adapun
ciri-ciri dari surat resmi yaitu :
b. Terdapat Nomor surat,lampiran dan
perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan salam
penutup yang lazim digunakan
d. Menggunakan bahasa resmi yang sesuai
dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
e. Menyertakan stempel atau cap dari
lembaga resmi
C. Sistematika Penulisan Surat Resmi
Dalam sistematika penulisan surat
resmi ada beberapa bagian, bagian surat tersebut terdiri atas:
1.
Kepala surat
2.
Tanggal surat
3.
Nomor, lampiran, hal atau perihal
4.
Alamat tujuan (alamat dalam )
5.
Salam pembuka
6.
Isi surat
7.
Salam penutup
8.
Pengirim surat (nama dan tanda tangan )
9.
Tembusan
10. Inisial
(kode singkatan nama)
Kesepuluh
bagian surat itu akan dijelaskan satu per satu berikut ini :
1.
Penulisan kepala surat
Kepala surat
adalah bagian surat yang dicantumkan pada bagian atas kertas surat untuk
menunjukkan ciri dari pengenal (identitas) instansi pengirim surat. Kepala
surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon,
nomor kotak pos, alamat kawat, lambing atau logo, dan alamat email. Nama instansi ditulis dengan huruf
kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat
kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata. Nomor kode pos ditulis setelah nama
kota tempat instansi itu berada.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV,
Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558,
4894564
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital,
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV,
RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558,
4894564
Dalam penulisan kepala surat
hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.
Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
b.
Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi
Jalan.
c.
Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu
Telepon, bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.
d.
Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau
Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e.
Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat
Kawat.
f.
Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara
tanda titik dua.
Sedangkan nomor-nomor yang
mengikutinya tidak diberi tanda titik.
Contoh:
a) Telepon: 489.655.8
b) Kotak Pos: 265.5
Seharusnya ditulis seperti berikut ini:
a) Telepon 4896558
b) Kotak Pos 2655
2.
Penulisan Tanggal Surat
Tanggal
surat adalah bagian yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun ditulisnya surat
tersebut. Tanggal surat ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan
angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah
angka tidak boleh diikuti oleh tanda baca apapun, sebelum tanggal tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan yang ditulis dengan huruf
tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November. Bukan Jan, Agt, atau Nov.
Contoh penulisan tanggal surat yang benar : 22 Maret 2003
3.
Penulisan Nomor, Lampiran, dan Hal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis
dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik
dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga
kata itu.Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan
Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus
ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus
disingkat.Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan
kode yang berlaku pada instansi pengirim surat.Nomor surat dan kode yang
dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda
titik atau tanda hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang
benar:
Nomor:110/U/PPHBI/2003
Kata lampiran ditulis di bawah nomor
jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata
lampiran tidak perlu ditulis.Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua
yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan
huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal
kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang
dianjurkan:
Lampiran: satu berkas
Kata hal diikuti tanda titik dua
disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah
dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaknyadapat
menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh:
Hal: Permohonan tenaga pengajar
Hal: Penyeragaman bentuk surat
4.
Penulisan Alamat Surat
Dalam penulisan alamat surat
terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang
ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah
alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam
pembuka. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut:
a.
penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap.
b. Nama diri penerima diawali huruf
kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga
harus cermat dan lengkap.
d. Kata pada awal nama penerima, kata itu hendaknya
ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan
tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
e. Jika nama orang yang dituju bergelar
akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat
seperti kapten atau kolonel, maka kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
f. Kata jalan pada alamat surat tidak
disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital
tanpa ada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang,
nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf
kapital pada setiap unsur alamat.
Contoh penulisan alamat surat :
Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlintan Raya 17
Jakarta
5.
Penulisan Salam Pembuka
Salam pembuka lazim ditulis di
sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Pada akhir
salam pembuka dibubuhkan tanda koma dan huruf kapital hanya dipakai pada kata
awal ungkapan salam.
Contoh
penulisan salam pembuka :
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
6.
Penulisan Isi Surat
Isi surat
umumnya hanya terdiri dari atas rujukan, tujuan, dan harapan. Ketiga hal ini
lazim diungkapakan dalam tiga paragraf. Rujukan atau pengantar isi surat dibuat
dalam paragraf pembuka.Tujuan yang betolak dari masalah yang disampaikan dibuat
dalam paragraf isi. Harapan termasuk penegasan penulis dibuat dalam paragraf
penutup.
7.
Penulisan Salam Penutup
Salam
penutup merupakan pernyataan rasa hormat pengirim surat terhadap penerima
surat. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma dan huruf kapital hanya
dipakai pada kata awal ungkapan salam.
Contoh
penulisan salam penutup :
Hormat saya,
Hormat
kami,
Wasalam,
Salam takzim,
8.
Penulisan Nama Pengirim
Nama
pengirim surat ditulis dibawah tanda tangan. Tanda tangan dibutuhkan sebagai
keabsahan dari surat resmi. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal
berikut:
a.
Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi
menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam
kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Nama jabatan dapat dicantumkan di
bawah nama pengirim.
Contoh:
Drs. Doni Susanto,
NIP
130130130
9.
Penulisan Tembusan Surat
Tembusan
hanya dicantumkan apabila surat itu memang memerlukan tembusan. Kata tembusan yang ditulis dengan
huruf awal huruf kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah
kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar
dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa
digaris bawahi. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama
orang dan bukan nama kantor atau instansi. Di belakang nama yang diberi
tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian,
sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat. Dalam tembusan tidak perlu
dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh
penulisan tembusan :
Kepala
bagian tata usaha
10. Penulisan
Inisial
Inisial (sandi) di tempatkan pada bagian
paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda
pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial
berguna untuk keperluan internal di lingkungan pengenal surat untuk mengetahui siapa
pengonsep dan pengetik surat.
Contoh
penulisan inisial :
HA singkatan nama pengetik: Hidayah Asmuni.
SS singkatan nama pengetik: Sandi Susanty.
RE singkatan nama pengetik : Rahmita
Erdila.
PM singkatan nama pengetik : Putri
Mardawita.
NU singkatan nama pengetik : Niftah Utami.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam pembuatan surat resmi sebaiknya harus memenuhi kaedah-kaedah yang
berlaku dalam pembuatan surat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar. Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang
berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai
dengan keinginan penulis. Surat dinas atau surat resmi merupakan segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya
dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang
berhubungan dengan instansi tersebut.
B. Saran
Dalam makalah ini, semoga pembaca
dapat menggunakan informasinya sebagai bahan referensi untuk menambah wawasan
dan ilmu pengetahuan mengenai sistematika penulisan surat resmi yang baik dan
benar.
DAFTAR
PUSTAKA
Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat
Indonesia. Padang: Angkasa Raya.
Ermanto dan Emidar.2010.Pengembangan
Kepribadian di Perguruan Tinggi.Padang:UNP
Press.SS
Nurdin,
Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra
Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar