Langkah - langkah membuat laporan tahunan

Langkah – langkah membuat laporan tahunan :

1.      Buka  MICROSOFT EXCEL

2.      Lalu tambahkan sheet sebanyak sebanyak 20 sheet  dan ubah nama-nama sheet tersebut menjadi :

o   Sheet 1 ,,, beri nama dengan DATA

o   Sheet 2 – sheet 4,,, beri nama dengan BULAN

untuk nama bulan lakukan sampai sheet 4 atau hanya membuat sampai bulan maret saja… Jadi dari sheet 2 yaitu bulan Januari dan sheet 3 bulan Februari dan sheet 4 bulan maret.

o   Sheet 5,,, beri nama dengan TW1 ( TriWulan 1 )

o   Sheet 6 – sheet 8,, beri nama dengan BULAN

untuk nama bulan lakukan sampai sheet 8 atau hanya membuat sampai bulan juni saja… Jadi dari sheet 6 yaitu bulan April dan sheet 7 bulan Mei dan sheet 8 bulan Juni...

o   Sheet 9,,, beri nama dengan TW 2 ( TriWulan 2 )

o   Sheet 10,,, beri nama dengan SMT 1 ( Semester 2 )

o   Sheet 11 – sheet 13,,, beri nama dengan BULAN

untuk nama bulan lakukan sampai sheet 11 atau hanya membuat sampai bulan September saja… Jadi dari sheet 11 yaitu bulan Juli dan sheet 12 bulan Agustus dan sheet 12 bulan September.

o   Sheet 14,,, beri nama dengan TW3 ( TriWulan 3 )

o   Sheet 15 – sheet 17,,, beri nama dengan BULAN

o   untuk nama bulan lakukan sampai sheet 15 atau hanya membuat sampai bulan Desember saja… Jadi dari sheet 15  yaitu bulan Oktober dan sheet 16 bulan November dan sheet 17 bulan Desember.

o   Sheet 18,,, beri nama dengan TW4 ( TriWulan 4 )

o   Sheet 19,,, beri nama dengan SMT2 ( Semester 2 )

o   Sheet 20,,, beri nama dengan THN ( Tahunan )

3.      Buat data yang diperlukan yang telah diteliti pada sheet DATA

                             

4.      Pada data-data tersebut, klik... misalnya bulan Januari ... buat singkatannya untuk memudahkan memanggil data di sheet lain dan begitu juga seterusnya pada data lain.

                           

5.      Buatlah data di setiap sheet BULAN ( januari – desember )

                        

6.      Buatlah judul diatas tabel data dengan cara berikut:

=judull&"PUSKESMAS"&pkms&" "&kab&" "&JAN&"TAHUN"&tahun

       Akan muncul :

                

7.      Pada tabel ada kolom pencapaian penimbangan terbagi 4 kolom yaitu kolom K/S, D/S, N/D dan N/S... cara mencarinya adalah

Ø  K/S   =K/S

Dan begitu juga untuk D/S, N/D dan N/S sesuai dengan letak selnya.

                

8.      Pada kolom pembinaan cara mencari D/S dan N/D apakah perlu di bina atau tidak.

Misalnya: D/S

 =IF(H6<tdsjan,"Bina","-")

Begitu juga seterusnya…

               

9.      Jika ingin mengetahui jumlah pembinaan D/S dan N/D tersebut, caranya:

Contoh untuk D/S

   =countif(K6:K15,”Bina”)

Dan juga begitu selanjutnya…

10.  Untuk menghitung jumlah masing-masing kolom data, gunakan :

=sum(range yang diinginkan)

       

11.  Untuk membuat catatan yang terdapat dibawah tabel dapat mengguanakan cara sebagai berikut :

    =”Catatan : Pada bulan “&JAN&” posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah “&countif(K6:K15,”Bina”)&” posyandu dan N/D nya adalah “&countif(L6:L15,”Bina”)&” posyandu

      Maka muncul ;

          

12.  Untuk membuat nama pimpinan puskesmas, tempat, tanggal dan tahun, lakukan cara berikut :

-          Pimpinan puskesmas

=”Pimpinan Puskesmas”&pkms

-          Tempat, tanggal dan tahun

=tmpt&”, 5 “&JAN&” “&tahun

Maka :

       

13.  Untuk membuat nama pimpinan posyandu serta NIP nya dan nama pelapor serta NIP nya, caranya adalah :

v  Nama pimpinan

o   =dktr1

v  NIP pimpinan

o   =nipdr1

v  Nama pelapor

o   =NaTPG

v  Nip pelapor

o   =niptpg1

            

14.  Untuk membuat laporan penimbangan pada TW1,,,,lakukan juga pada tw2,tw3, tw4 pada kolom hasil penimbangan (S, K,D, dan N).DAN begitu juga pada (K/S, D/S, N/D, N/S ).Maka lakukan:

Ø  Misal pada “S”

=Average (letak sel pada sheet 1,sheet 2, sheet 3), kemudian enter

               Begitu juga pada (K, D, N) DAN (K/S, D/S, N/D, N/S )…

15.  Untuk membuat laporan penimbangan pada SMT (SMT 1dan SMT 2)

Maka lakukukan ,,

Ø  Missal pada “S”

=Average (letak sel pada sheet tw1,sheet tw2), kemudian enter

               Begitu juga pada (K, D, N) DAN (K/S, D/S, N/D, N/S )…

16.  Untuk membuat laporan penimbangan pada sheet TAHUNAN

Maka lakukukan ,,

Ø  Missal pada “S”

=Average (letak sel pada sheet SMT1,sheet SMT2), kemudian enter

               Begitu juga pada (K, D, N) DAN (K/S, D/S, N/D, N/S )…

17.  Untuk membuat grafik dari data, gunakan cara :

( pada Ms. Word 2007 )

ü  Pilih insert

ü  klik chart

ü  pilih chart sesuai keinginan

ü  klik data yang ingin dimasukkan ke grafik

ü  atur sesuai keinginan

           

18.  Untuk membuat hyperlink pada bulan di sheet data, gunakan cara berikut :

§  Klik kanan pada text yang diingikan, pilih hyperlink

§  Pilih  place in the document

§  Pilih sheet yang ingin di hyperlinkkan

§  Pilih screen tip

§  Tulis sesuai yang diinginkan

§  OK

19.  Untuk menghilangkan gridlines..

( pada Ms. Word 2007 )

-          Pilih page layout

-          Pilih gridlines

-          hilangkan centang nya

                  

20.  Lakukan protect sheet, caranya :

      Pilih sheet yang ingin di protect

      Pilih review

      Pilih protect sheet, keluar kotak dialog protect sheet,,.masukkan kode yang diinginkan

           

      Keluar kotak dialog confirm password

      buat kode yang sama

          

      Klik OK

o   Maka sheet tersebut sudah dilindungi (dikunci), tidak bisa diubah..

          

SELAMAT MENCOBA……….

Tulisan i ni dapat dilihat padea blog saya yang lain (klik )